CRM für ein effektives Lead-Management im Mittelstand

Nicht nur Unternehmen aus dem Mittelstand, sondern auch kleinere und größere Firmen stehen immer wieder vor der Aufgabe, gleichzeitig sowohl die laufende Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern als auch neue Leads, sprich Interessenten, im Blick zu haben und entsprechend auf sie zu reagieren.

Dabei kann es schnell passieren, dass ein Unternehmen Kontakte aus den Augen verliert. Wer aber Kunden und Geschäftspartner überzeugen und binden will, sollte auf Kontaktanfragen reagieren, indem er auf den Lead zugeschnittene Antworten liefert, die zur richtigen Zeit und in der richtigen Art und Weise erfolgen. Allein mit standardisierter Software wie Excel lässt sich dieses Ziel nicht erreichen.

Das Zauberwort lautet hier: integriertes Lead-Management.

Wie kann der Mittelstand CRM für sich nutzen?

In der Hauptsache wird ein erfolgreiches Lead-Management durch die permanente Systemerreichbarkeit und die Güte der darin gespeicherten Daten gesichert.

Dabei ist zu beachten, dass mittlerweile Lead-Management nicht mehr allein von einem Mitarbeiter, sondern über die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens hinweg durchgeführt werden sollte. In Zeiten von Interessenten, die sich eigenständig Informationen beschaffen können und nach dem Prinzip Research for proposal vorgehen, das heißt multiple Anfragen an unterschiedliche Unternehmen stellen, ist ein gutes CRM System unabdingbar.

Eine richtige Qualifizierung der Leads ist daher der Grundstein für eine schnelle und effiziente Bearbeitung. Man sollte Lead-Management als Teil von CRM daher nicht als rein vertrieblichen Prozess sehen, stattdessen sollte es allen Mitarbeitern klar sein, dass sie ab dem Moment des ersten Kontaktes zu einem Neukunden zum Unternehmenserfolg beitragen können, indem sie den Lead gewissenhaft bearbeiten.

Wir stellen die vier wichtigsten Schritte vor, die dem Mittelstand zu einem erfolgreichen Lead-Management durch CRM behelfen können.

Schritt 1: Den Lead qualifizieren

Damit der Lead bei der zuständigen Person im Unternehmen ankommt, muss er zuerst richtig qualifiziert werden. Möglich wird das beispielsweise durch genaue Fragestellungen am Telefon oder ein Kontaktformular auf der Unternehmenswebsite. Die telefonische Erfassung erfordert, dass ein ausgefeilter Fragenkatalog vorhanden ist und im CRM die entsprechenden Felder zur Auswahl stehen.

Schritt 2: Den Lead zuweisen

Im nächsten Schritt kann dann eine automatische Zuordnung des Leads stattfinden, zum Beispiel nach Vertriebsgebiet oder Produkt. Besonders der Mittelstand kann CRM erfolgreich für sich nutzen, wenn er darauf achtet, ein vielfältiges Team aufzubauen, um jedem Lead die richtige Bezugsperson zuteilen zu können. Denn bei Verkäufen geht es öfter als gedacht auch um emotionale Entscheidungen.

Schritt 3: Das richtige Scoring

Der nächste Step zur erfolgreichen Nutzung von CRM-Systemen im Mittelstand besteht im Scoring.

Da nicht jeder Lead die gleiche Priorität hat, bietet sich ein Scoring-Modell an, welches jedem neuen Interessenten eine Anzahl an Punkten zuordnet. Damit wird die anschließende Weiterleitung des Leads vorbereitet. So kann zum Beispiel ein Lead mit einer hohen Punktzahl einem höheren Verantwortlichen, wie dem Vertriebsleiter zugeordnet werden. Ein gutes Scoring-Modell beim CRM sorgt dafür, dass jeder Interessent zum richtigen Ansprechpartner weitergeleitet wird und so individuelle, persönliche Antworten erhalten kann.

Schritt 4: Die Opportunity

Wenn ein Lead erfolgreich in das CRM-System aufgenommen und weitergeleitet worden ist, kann der betreffende Mitarbeiter mit ersten Gesprächen beginnen und, wenn alles reibungslos läuft, eine Opportunity, eine Verkaufschance, anlegen und die anfallende Korrespondenz über das CRM verwalten.

Effektives Lead-Management mittels CRM lässt sich für den Mittelstand nur erreichen, wenn die IT auf einem aktuellen Stand ist und die Prozesse im Unternehmen optimiert sind.

Das wichtigste Standbein für Unternehmen im Mittelstand sind letztlich das vorhandene Wissen und die mit der Zeit gesammelten Kundendaten. Wer hier auf ein CRM setzt, das intelligent die Daten verwaltet und für alle Mitarbeiter übersichtlich darstellt, hat die Chance, seine Umsätze entscheidend zu steigern

Fazit: Die Grundlage für neues Geschäft sind neue Kontakte und Interessenten. Wer diese Daten nicht pflegt, wird im schlimmsten Fall Umsatz einbüßen müssen. Um dies zu vermeiden ist es wichtig interne Prozesse im Leadmanagement einzuführen und jede Aktion im CRM abzubilden. Gerade in diesem Bereich gibt es im deutschen Mittelstand noch enormen Nachholbedarf.